Ich habe 3 EPIM Datenbanken, die ich, in bestimmtem Umfang, auf 5 Geräten verfügbar haben möchte. In diesem Beitrag beschreibe ich meine Lösungen dafür, frage nach Feedback und schreibe über einige Dinge, die ich zu diesem Thema gelernt habe.
Zunächst zur bestehenden Situation. Ich nutze eine Datenbank bzgl. meiner schreibenden Tätigkeit (DB1), eine weitere für spezielle Projekte (DB2) und eine dritte in der Arbeit im Büro (DB3). DB1 und DB2 nutzen Notizen. DB3 in der Arbeit ist mein PIM (Personal Information Manager), in dem ich alle Module nutze, außer Mails. In DB3 sind Aufgaben und der Kalender besonders wichtig, da hier die Arbeit und meine persönlichen Aktivitäten zusammenfließen.
Ich benötige Zugriff auf die Daten zu meiner schreibenden Tätigkeit und zu den Daten meiner Projekte (also DB1 und DB2) über 3 private Windows-Geräte (PC, Laptop und Notebook). Mein PIM (also DB3) befindet sich auf meinem Remote-Windows-PC in der Arbeit, jedoch möchte ich diese Daten auch auf meinem privaten PC verfügbar haben, sowie den Kalender daraus auf meinem Smartphone.
Hier sind die Lösungen, die ich mir dazu habe einfallen lassen.
Verbindung zu 5 Geräten
Viele Dienste bieten Synchronisationen an und EssentialPIM unterstützt ebenso etliche (Abb. 1). Ich habe anfänglich nur DropBox benutzt, aber letztlich verwendete ich OneDrive für meine Schreib-Datenbank (DB1) und DropBox für meine Projekte (DB2). Ich könnte für Beides denselben Dienst nutzen, mache ich aber nicht, weil ich die Funktionen der beiden Dienste im Vergleich sehen möchte.
Abb. 1. Synchronisationen, wie sie im Datei-Menü über Synchronisation→Synchronisation hinzufügen, zur Verfügung stehen.
Diese Lösung erfordert es, in jedem der Dienste Verzeichnisse zu definieren, in denen OneDrive und DropBox die lokale Datenbank vorfinden, um diese mit der jeweiligen Cloud-Version zu synchronisieren. EPIM arbeitet also mit der lokalen Datenbank-Datei, und, wenn ich zuende bin, updatet der jeweilige Dienst die Cloud-Version. Mehr dazu weiter unten, wenn es darum geht, was ich dabei gelernt habe.
Meine Datenbank in der Arbeit (DB3), befindet sich momentan im Übergang. Ich hatte DropBox genutzt, weil es sich dabei um DEN Dienst handelte, über den ich Zugriff hatte, sowohl auf meinen privaten Geräten, also auch durch die Unternehmensfirewall hindurch. Jedoch ersetzt meine Firma DropBox aktuell durch OneDrive. Ich übertrug in der Arbeit also meinen PIM in meinen OneDrive-Ordner und richtete, auf meinem privaten PC einen Zugang dorthin ein. Das funktioniert soweit, jedoch macht es alles auf meinem OneDrive in der Arbeit angreifbar für nicht-authorisierten Zugriff.
Aus diesem Grund, habe ich diese Datenbank in einen lokalen Ordner verschoben, und sie mit der EPIM-Cloud synchronisiert. Die Firewall blockiert hierbei nichts, und es gefällt mir, dass es die EPIM-Cloud nicht kümmert, wo sich die Datenbank auf dem lokalen Gerät befindet. Einfach die Datei öffnen, egal wo sie ist, und die EPIM-Cloud beginnt zu synchronisieren.
Was meine Termine angeht, so sichere ich meinen Outlook-Kalender in der Arbeit regelmäßig in eine ICS-Datei, die ich in EPIM importiere. Dann öffne ich meinen PIM auf einem privaten PC, warte darauf, dass EPIM-Cloud synchronisiert und starte dann eine 2-Wege-Synchronisation auf meinem Android-Smartphone. Dadurch kann ich private Termine eingeben, entweder auf meinen privaten PCs oder dem Smartphone und EPIM-Cloud führt sie mit meinem Zeitplan von der Arbeit zusammen. Somit befinden sich alle meine Termine an einem Ort.
Einige Dinge hat mich das Synchronisieren gelehrt
Im Folgenden einige Tips bzgl. der Dinge, die ich beim Synchronisieren lernte (natürlich sind meine Ausführungen auf die Dienste beschränkt, die ich verwende. Wie oben gezeigt, arbeitet EPIM mit vielen Diensten zusammen. Ev. auch mit anderen, als den gezeigten. Es wäre dann jeweils notwendig, zu überprüfen, welchen Datentyp der jeweilige Dienst unterstützt).
Geben Sie den Cloud-Diensten die erforderliche Zeit zum Synchronisieren, bevor Sie EPIM starten. DropBox und OneDrive beginnen lokale mit Cloud-Dateien zu synchronisieren, beim Start Ihres PCs. Gelegentlich habe ich EPIM schon gestartet, als die Synchronisation durch DropBox/OneDrive noch am Laufen war, und der jeweilige Dienst registrierte durch die durch EPIM geöffnete Datenbank einen Konflikt, machte eine Kopie davon und brachte eine Warnmeldung. DropBox im Besonderen, versuchte dann weiterhin zu synchronisieren, machte wegen des genannten Konflikts weiterhin Kopien und brachte fortlaufend jene Warnmeldungen, bis ich EPIM schloss. Dies hält mich natürlich von meiner Arbeit ab, und ich muss mich zudem um kopierte Dateien kümmern. Das ließ mich lernen, den Status der Dienste abzufragen, bevor ich EPIM starte.
Diese Vorbehalte existieren bei der Synchronisation zwischen EPIM und DropBox nicht, weil eine Integration zwischen den beiden besteht (vereinfacht gesagt: Die Synchronisation mit DropBox ist in EPIM eingebaut).
Die EPIM-Cloud verhält sich als Einzeldatenbank. Als ich damit begann, die EPIM-Cloud einzusetzen, verband ich sie sowohl mit der Datenbank bzgl. meiner Schreibtätigkeit (DB1), als auch mit meiner PIM-Datenbank (DB3) und dachte, dass jede Datenbank in der Cloud extra abgelegt würde. Natürlich führte EPIM-Cloud die beiden zusammen. Glücklicherweise hatte ich Backups für die beiden Datenbanken zur Verfügung, und nutze die EPIM-Cloud nur noch für meinen PIM. Falls Sie mehrere Datenbanken nutzen, die Sie zusammenführen wollen, könnte EPIM-Cloud dies für Sie erledigen.
Ansonsten benötigen Sie für jede Datenbank, die Sie in der EPIM-Cloud ablegen wollen, ein eigenes Konto in der Cloud.
EPIM-Cloud kann man nutzen, um eine Datenbank auf aktuellen Stand zu bringen. Falls Ihre Datenbank schon länger existiert (Abb. 2), sollten Sie in Betracht ziehen, diese zu aktualisieren (das EPIM-Team empfiehlt dies oft als einen der ersten Schritte, bei einer Problembeseitigung). Um dies zu erreichen, öffnet man eine neue Datenbank, geht zu Datei→EPIM Cloud und meldet sich in der Cloud an. Die in der Cloud gespeicherten EPIM-Daten laden sich dann in die neue Datenbank herunter. Das Gleiche erreichen Sie mit dem kostenlosen Werkzeug „EPIM Synchonizer“.
Abb. 2. Ein Bsp. einer Datenbank, die schon über mehrere Programmversionen hinweg genutzt wurde, und einmal aktualisiert werden könnte/sollte.
Die vorstehenden Erläuterungen beziehen sich auf meine Bedürfnisse als einzelner Anwender. Bei Organisationen und Familien, die eine Datenbank über Gruppen von Anwendern hinweg teilen, synchronisiert EPIM via EPIM-Server. Lesen Sie mehr hierzu in der Hilfe und in dem früheren Post Wie EssentialPIM Pro Business funktioniert.
Was das Synchronisieren eines Android Smartphones mit einem Windows-Gerät angeht, empfehle ich Lehrstunden für einen Grünschnabel mit Android EPIM. Unser Gast-Autor, Axel Pötzinger, schreibt ebenso zum Thema Synchronisation im Beitrag Der “Adler” und EPIM legen beide eine erfolgreiche Landung hin.
Was schlagen SIE vor?
MEINE Synchronisations-Abläufe funktionieren sehr gut, für meine Zwecke, jedoch bin ich zu lange in der IT unterwegs, als dass ich nicht wüsste, dass es immer viele Wege gibt, um etwas Bestimmtes zu erreichen. Deshalb bin ich mir sicher, dass manche Anwender ev. andere (bessere) Lösungen verwenden. Welche Verbesserungsvorschläge hätten Sie für meine Ansätze? Wie haben Sie Ihre IT-Bedürfnisse an dieser Stelle erfüllt?
Ich freue mich auf Ihre Kommentare.