У меня есть три базы данных EssentialPIM, которые, как я недавно отметил для себя, следует рассматривать как цифровые активы.
Термин «цифровые активы» появился около 30 лет назад, когда различные файлы, такие как видео, изображения, аудио и документы — стали хранится на жестких дисках и дискетах. С тех пор Интернетом и облачными сервисами охвачены учётные записи социальных сетей, электронная почта, криптовалюты, доменные имена, блоги и многое другое в этом виртуальном пространстве.
По сути, всё, что может храниться в электронном виде и имеет ценность, неважно сентиментальную или материальную, является цифровым активом. Сюда входят и наши базы данных EssentialPIM.
Активами, конечно, нужно управлять. Так же, как появились управляющие капиталом, имуществом и другим ценностями, были разработаны многочисленные программные пакеты и созданы компании для управления цифровыми активами. Попутно также развивались лучшие практики.
Этот пост является первым из двух, в которых мы рассмотрим три широкие категории управления цифровыми активами и посмотрим, как они встроены в EssentialPIM. К ним относятся безопасность, организация и доступ.
Защитите активы сейчас и на будущее
Непосредственной задачей безопасности является физическая защита нашей информации от хакеров или угроз, таких как бури или пожары. Шифрование, пароли, брандмауэры и тому подобное защищают нас от хакеров, а резервные копии ограждают нас от других рисков. EssentialPIM обеспечивает защиту от обоих видов опасности.
Вы можете назначить пароль и зашифровать базу данных за один шаг. В меню «Файл» > «Защита базы данных» открывается диалоговое окно, показанное на рис. 1. После создания пароля EPIM зашифрует базу данных.
Рисунок 1. Варианты шифрования базы данных EPIM.
После того как вы назначите пароль, вы можете управлять дополнительной функциональностью, выбрав «Сервис» > «Настройки программы» > «Защита» (рис. 2). Вы можете указать EPIM установить пароль для одного или нескольких модулей при сворачивании программы, а также при переключении модулей.
Например, вы можете защитить паролем только контакты. Отметьте этот модуль и EPIM будет запрашивать пароль при открытии базы данных и всякий раз, когда вы нажимаете на «Контакты».
В качестве дополнительной защиты EPIM также требует пароль, когда вы нажимаете «Защита» в диалоговом окне «Настройки программы».
Рисунок 2. Варианты управления защитой данных с помощью пароля.
Если вы удалите пароль базы данных, EPIM дешифрует базу данных.
Резервное копирование в удаленные хранилища
Цифровые активы защищаются от потери данных из-за повреждения, случайного удаления и т. д. с помощью резервного копирования. В идеале резервные копии баз данных должны находиться вдали от источника, например, в облачном сервисе, на внешнем USB-накопителе или жёстком диске.
EssentialPIM поддерживает как оффлайн резервное копирование, так и на облачные сервисы.
Настройте резервное копирование, выбрав «Сервис» > «Настройки программы» > «Архивы» (рис. 3). EPIM сжимает и сохраняет копию всей базы данных в указанном месте. Я сохраняю свои резервные копии в папку Box Sync, поэтому моя база данных находится как на локальном жестком диске, так и вне офиса в облаке.
Для восстановления просто откройте файл резервной копии в EPIM.
Рисунок 3. Варианты резервного копирования базы данных EPIM.
В предстоящем обновлении программы (версия 11.5) варианты хранения резервных копий будут расширены. Появится возможность сохранять их непосредственно на Google Drive, OneDrive или Dropbox (рис. 4). Вы также сможете увидеть дату и размер последней резервной копии.
Рисунок 4. Предварительный просмотр параметров резервного копирования, которые будут доступны в EPIM версии 11.5.
Помимо функции резервного копирования, EssentialPIM поддерживает хранение базы данных в различных облачных сервисах (рис. 5). Помимо тех, что на скриншоте, EPIM поддерживает прямой доступ к Dropbox. Эти сервисы позволяют как хранить данные вне офиса, так и синхронизировать их между устройствами.
Рисунок 5. Учетные записи, облачные сервисы и устройства, на которых EPIM поддерживает хранение данных.
Рассмотрим, как EPIM влияет на наследников
Я упомянул о неотложной необходимости защиты активов с помощью паролей и резервных копий. Существует также долгосрочное рассмотрение наследования наших баз данных EPIM. Если мы станем недееспособными, кто узнает об EssentialPIM? Кто может получить доступ к нашим файлам и управлять ими? О каком контенте в наших базах данных им важно знать?
Именно в таких случаях планировщики недвижимости говорят, что мы должны рассматривать EssentialPIM как часть нашего наследства и включать его в число наших цифровых активов. Подумайте, кто будет использовать EPIM от вашего имени и что им нужно знать, например, местонахождение файлов и пароли для доступа к ним. Для этого используйте инструменты планирования наследования недвижимости для передачи этой информации как в части программного обеспечения, так и для других документов.
В этом посте рассказывается о связи между EssentialPIM и управлением цифровыми активами. Есть два компонента: во-первых, наши базы данных EPIM, которые являются цифровыми активами; во-вторых, управление ими. EssentialPIM не разработан как программное обеспечения для управления цифровыми активами, но выполняет несколько его функций.
На этот раз мы решили защитить наши активы EPIM. Далее мы рассмотрим организацию и доступность.
Комментарии