Arbeiten mit Mails

Wenn Mail-Konten einmal erstellt sind, können Sie damit beginnen, mit Mails zu arbeiten.

Mails empfangen

Der einfachste Weg, Mails zu empfangen, ist ein Klick auf die Senden/Empfangen Schaltfläche in der Symbolleiste. Wenn Sie nur von einem bestimmten Konto Mails empfangen wollen, gehen Sie zu Extras -> Empfangen und wählen das gewünschte Konto aus.

Wenn während des Prozesses etwas schief läuft, erscheint ein Fenster mit Fehlermeldung dazu.

Falls Sie die Sende-/Empfangs-Prozesse komplett beenden wollen, klicken Sie darin auf Alle beenden. Oder Sie wählen ein Konto aus und klicken auf Beenden.

Auf Nachrichten aus den Posteingängen der Konten können Sie sehr einfach zugreifen über den Ordner Alle Nachrichteneingänge, ganz oben auf der Kontenliste. Um diesen Ordner zu verstecken, klicken Sie auf Ansicht -> Alle Nachrichteneingänge.

Falls Sie momentan keine Internetverbindung haben oder einfach nicht wollen, dass EssentialPIM automatisch auf neue Mails prüft, schalten Sie am besten den Offlinemodus ein. Dies tun so per Klick auf Datei -> Offline-Modus. Oder aber Sie klicken auf das Offline-Icon, ganz unten rechts im Programmfenster.

Mails erstellen und senden

Um eine neue Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht in der Symbolleiste oder begeben sich nach Aktionen -> Neue Nachricht.
 

Zum Antworten auf eine Nachricht, klicken Sie auf Antworten oder Allen antworten. In letzerem Fall erscheint jeder Empfänger im Cc (carbon copy) Feld.
 

Natürlich können Sie eine Nachricht auch weiterleiten. Dazu klicken Sie auf Weiterleiten.

Sie können Mails als RichText (RTF)/HTML oder als reinen Text senden. Zwischen den Formaten können Sie im Format Menü umschalten.

Das Von Feld listet alle Identitäten der Konten auf. Ein Wechseln des Absenders (Identität) ändert automatisch auch die zugewiesene Signatur der Nachricht.
 

Klicken Sie auf die Schaltflächen An, Cc und/oder Bcc,um per Dialog die Empfänger auszuwählen. Dies funktioniert wie folgt:

Im linken Bereich des Fensters sehen Sie eine Auflistung aller Kontakte in Ihrer Datenbank. Durch die Pfeile im mittleren Bereich können Sie die ausgewählten Kontakte in die einzelnen Felder überführen. Zum Filtern der Kontakte nutzen Sie die Addressbuch Drop-Down-Liste (filtern über Kontakte-Gruppen) oder das Suchen Feld.

Sobald die Mail fertig ist, können Sie sie sofort versenden, durch Klick auf die Schaltfläche Nachricht senden. Um sie als Entwurf zu speichern, klicken Sie auf Datei -> Speichern als -> Entwurf oder Sie schließen einfach das Fenster (EssentialPIM wird dann nachfragen, ob für späteren Gebrauch gespeichert werden soll). Die Nachricht wird dann im Entwurfs-Ordner abgelegt.

Die letzten 10 Inhalte der Betreff-Zeilen werden in der Datenbank gespeichert, zur späteren Wiederverwendung. Durch öffnen der Drop-Down-Liste in der Betreffzeile, können Sie einen davon auswählen.

Wollen Sie einen Betreff editieren oder festpinnen, wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Option Betreff verwalten. Dadurch wird ein Dialog-Fenster geöffnet, mit den entsprechenden Möglichkeiten.

Sobald Sie dort die Option Betreff nicht automatisch speichern anhaken, wird EssentialPIM Betreffs nicht mehr automatisch speichern.

Schnellantwort

Ein alternativer Weg, um auf eine Mail eine schnelle Antwort zu senden.

Arbeitet im Prinzip genauso, wie die Standard-Antwort-Funktion – eben nur ohne ein extra Dialog-Fenster. Ihre Signatur wird automatisch hinzugefügt, und auch die Ursprungsnachricht wird in der Ausgangsmail zitiert. Der Bereich der Schnellantwort lässt sich über Ansicht -> Schnellantwort verstecken.

Vorlagen und vorgefertigte Antworten

Jede in ihrem Fenster geöffnetet Nachricht kann als Vorlage gespeichert werden über Datei -> speichern als -> Vorlage. Vorlagen werden in einem extra Vorlagen Ordner abgelegt.

Sie können auch häufig genutzte Sätze als vorgefertigte Antworten (Schnellantworten) abspeichern und sie jederzeit in eMails einfügen. Um eine Schnellantwort zu speichern, öffnen Sie eine neue Nachricht und klicken auf Einfügen -> Schnellantworten -> Verwalten der Vorlagen.

Über dieses Dialog-Fenster können Sie Schnellantworten hinzufügen und editieren. Über Einfügen -> Schnellantworten wählen Sie dann eine solche Antwort zum Einfügen in eine Nachricht aus.

Mail Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen für Mails finden Sie unter Extras -> Optionen -> E-Mail.

Nachrichten sofort senden – falls aktiv, wird eine Nachricht sofort gesendet, nach Klick auf Nachricht senden. Ansonsten wird die Nachricht im Ordner Ausgang abgelegt, wo sie solange bleibt, bis sie später manuell verschickt wird.

Versende ungesendete Nachrichten bei schließen – versendet alle Nachrichten aus dem Ausgangsordner, beim Schließen von EssentialPIM. Diese Funktion ist nützlich, falls die Einstellung “Nachrichten sofort senden” deaktiviert ist.

Prüfen, ob EPIM das Standard-Mailprogramm ist – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass EssentialPIM stets das Standard-Mailprogramm des Systems sein soll.

Bei Empfang neuer Nachricht(en) Klang abspielen – hier stellen Sie ein, ob EssentialPIM einen Klang widergeben soll, wenn eine neue Nachricht eingeht. Und wenn ja, welchen.

Überprüfe auf fehlende Anhänge – wenn aktiv, werden Sie daran erinnert, einen Anhang hinzuzufügen, wenn Sie versuchen, eine Nachricht ohne Anhang zu versenden und im Nachrichtentext eines der im Programm hinterlegten Schlüsselwörter verwendet wurde. Über die Schaltfläche Schlüsselwörter erreichen Sie die Liste eben jener und können dort diese Liste editieren.

Warne wenn E-Mail-Betreff leer ist – wenn aktiv, so erhalten Sie einen Hinweis, falls Sie vergaßen, einen Betreff anzugeben.

Der Optionenbereich Darstellung & Einstellungen stellt einige zusätzliche Optionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Arbeitsfluß optimieren können.

Nachrichten autom. speichern alle … Minute(n) – speichert in Bearbeitung befindliche Nachrichten autom. nach der Anzahl der angegebenen Minuten. Die Speicherung erfolgt im Entwurfs-Ordner.

Auto-Zahlen in Antworten – fügt dem Betreff fortlaufende Zahlen hinzu, jedesmal wenn Sie auf eine Nachricht antworten. Dies macht es einfacher den Überblick über die Mail-Korrespondenz zu behalten.

Nachfolgende Optionen standen zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Hilfe noch nicht zur Verfügung und kamen nachträglich ins Programm … hier eine kurze Zusammenfassung (die meisten Optionen sind selbsterklärend):
Standardformat für Nachrichten

Antwort auf Nachrichten im gleichen Format senden

Text der originalen Nachricht zitieren

Falls markiert immer nur den markierten Text zitieren

Markiere Nachricht als gelesen nach … Sekunde(n)

Keine externen Bilder in Nachrichten anzeigen

Zeige die nächste eMail direkt nach dem Löschen einer eMail aus einem separaten Fenster