EssentialPIM Pro bringt eine Anzahl von Werkzeugen mit sich, die die Verwaltung/Handhabung von Mails vereinfacht. Als da wären Nachrichtenregeln, Spam-Filterung oder das Löschen alter Mails.
Nachrichtenregeln
EssentialPIM Pro ermöglicht das automatische Einsortieren ein-/ausgehender Mails durch Nutzung von Nachrichtenregeln. Über das Menü Extras erreichen Sie die Option Nachrichtenregeln.
Klicken Sie dort auf die Hinzufügen Schaltfläche, um eine neue Regel zu erstellen. Dies öffnet das entsprechende Dialog-Fenster.
Über die +/- Schaltflächen können Sie dort Bedingungen/Aktionen hinzufügen/entfernen. Im oberen Bereich des Fensters definieren Sie eine Bedingung, und im unteren Bereich eine Aktion, welche auf eine Mail anzuwenden ist, wenn die Bedingung erfüllt ist. Im gezeigten Bsp. werden Nachrichten in den Ordner “Important” (wichtig) verschoben und dort als gelesen markiert, wenn das Feld “From” (Von) die Zeichenfolge “John” enthält. Über das Drop-Down-Listfeld anwenden auf bestimmen Sie, ob die Regel auf eingehende oder ausgehende Nachrichten angewendet wird.
Das Hauptfenster der Nachrichtenregeln stellt einige Werkzeuge zur Verfügung, zur Verwaltung der Regeln:
- Über die Checkbox jeder Regel setzen/entfernen Sie ein Häkchen, um die Regel zu aktivieren oder deaktivieren.
- Die Regeln werden in der Reihenfolge entsprechend der Nummerierung der # Spalte ausgeführt. Sie können diese Reihenfolge über die Schaltflächen Priorität nach oben/unten ändern.
- Zum Sortieren der Regeln klicken Sie auf den Spaltenkopf.
- Ausgewählte Regeln anwenden auf erlaubt die Auswahl eines Ordners, und die Schaltfläche rechts daneben die sofortige Ausführung der gewählten Regeln auf den Ordner.
Die Exportieren/Importieren Schaltflächen gestatten die Speicherung/das Laden von Regel-Sätzen (zB für Backup-Zwecke oder zum Überspielen in eine andere Datenbank).
Spam-Filterung
EssentialPIM Pro stellt eine adaptive Spamfilterung zur Verfügung. Diese lernt Spam-Mails zu erkennen, durch IHRE Aktionen.
Dies bedeutet, dass Sie den Spam-Filter zuerst trainieren müssen, damit das Tool effektive Erkennung leisten kann. Dies geschieht, indem Sie, nach und nach, Mails manuell als Spam markieren, über die Schaltfläche Markiere als Spam (s. Symbolleiste bei markierter Mail). Genauso wichtig ist es allerdings auch, fälschlicherweise als Spam markierte Mails zu ‘ent’markieren. Dies geschieht, indem Sie zunächst zum Spam-Ordner wechseln. Dann steht in der Symbolleiste die Schaltfläche Markiere als Nicht Spam zur Verfügung. Je mehr Mails Sie korrekt als Spam markieren, desto besser wird der Filter im Lauf der Zeit arbeiten.
Der Spam-Filter ist standardmäßig deaktiviert, und kann für jedes Ihrer Mail-Konten separat aktiviert werden, über die Registerkarte Spam Einstellungen in den Konto-Einstellungen.
Zur zusätzlichen Feineinstellung können Sie die allgemeinen Spam-Einstellungen anpassen. Klicken Sie dazu im Menü Extras in den Optionen auf Spam.
Die dortigen Einstellungen werden auf alle Mailkonten angewandt, bei denen die Spamfilterung aktiviert ist.
Ordner verwalten
Die Ordner der Mailkonten weisen einige veränderbare Einstellungen auf. Diese hängen sehr davon ab, um welchen Kontotyp es sich handelt (IMAP oder POP3).
Die meisten Einstellungen sind per Rechtsklick über das Kontextmenü des Ordners verfügbar:
Neuer Ordner – erstellt einen Unterordner zum Ordner.
Komprimieren – komprimiert den Ordnerinhalt, so dass weniger Speicherplatz in der Datenbank benötigt wird.
Synchronisieren – diese Option ist nur für IMAP-Konten verfügbar.
Standardmäßig sind alle Ordner so eingestellt, dass nur eine Synchronisation der Kopfzeilen erfolgt. Dies bedeutet, dass nur die Kopfzeilen heruntergeladen werden, und die kompletten Mails nur dann, wenn die einzelne Nachricht in der Nachrichtenliste angeklickt wird.
Ganze Nachricht(en) – diese Option lässt EPIM im Synchronisation-Prozess immer die kompletten Nachrichten herunterladen. Damit sind die Nachrichten auch immer offline verfügbar.
Nicht synchronisieren – diese Option schließt den Ordner vom Synchronisations-Prozess aus. Solche Ordner können zu Archivierungszwecken genutzt werden.
Erstelle Regel für Ordner – erstellt eine Regel, die Mails in diesen Ordner verschiebt.
Zeige in EPIM Heute – stellt den Ordner in den EPIM Heute Bereich des Kontonamens.
Eigenschaften – öffnet einen Dialog, der die Anzahl der Nachrichten im Ordner anzeigt, sowie den Gesamtspeicherplatz derselben.
Mails archivieren
Mails können entweder manuell oder automatisch, in einen speziellen Archiv-Ordner, archiviert werden. Dieser wird nicht mit dem Mail-Server synchronisiert. Um ausgewälte Mails manuell zu archivieren, rechtsklicken Sie diese und wählen im Kontextmenü den Punkt Archivieren.
Die automatische Archivierung stellen Sie für jeden Mail-Ordner individuell ein, indem Sie im Kontextmenü Eigenschaften klicken und dort dann auf die Registerkarte Automatische Archivierung.
Ältere Nachrichten können in den Archiv-Ordner verschoben oder aber dauerhaft gelöscht werden, jeweils nach der festgelegten Zahl von Tagen.