Ich nutze 3 EssentialPIM-Datenbanken, bzgl. derer ich jüngst erkannte, dass ich sie als digitale Vermögenswerte ansehen sollte.

Der Ausdruck "digitale Vermögenswerte" kam vor ungefähr 30 Jahren auf, als eine Reihe von Dateien – Videos, Bilder, Audiodateien und Dokumente – auf Festplatten und Disketten abgespeichert wurde. Seit damals haben das Internet und die Cloud-Dienste die sozialen Medien, Mails, Kryptowährungen, Domains, Blogs und anderes in diese virtuellen Kabinette mit einfließen lassen.

Im Grunde genommen ist alles elektronisch speicherbare, das einen Wert darstellt – sei es gefühlt oder materiell – ein digitaler Vermögenswert. Dies schließt auch unsere EPIM-Datenbanken mit ein.

Vermögenswerte müssen natürlich verwaltet werden. Genauso wie Manager entstanden, die Werte, Eigentum und anderen Besitz verwalten, haben sich zahlreiche Software-Pakete und auch Firmen entwickelt, die digitale Vermögenswerte verwalten. Dementsprechend ergaben sich auch empfohlene Vorgehensweisen.

Dieser Artikel ist der erste von zweien, in denen wir uns mit den drei allgemeinen Kategorien der digitalen Vermögensverwaltung befassen und dabei sehen werden, wie diese in EPIM eingebaut sind. Dies umfasst die Themen Sicherheit, Organisation und Zugriff.

Digitale Vermögenswerte für alle Zeiten sichern

Die unmittelbare Bedeutung beim Thema ‘Sicherheit’ ist der physische Schutz unserer Daten vor Hackern oder vor Bedrohungen wie zB Sturm oder Feuer. Verschlüsselung, Passwörter, Firewalls, und dergleichen schützen uns vor Hackern, während Backups uns bei anderen Risiken abschirmen. EssentialPIM bietet Beides.

Sie können in einem einzigen Schritt ein Passwort vergeben und Ihre Datenbank verschlüsseln. Aus dem Menü heraus, über den Punkt Datei > Mit Passwort schützen, öffnen Sie dabei den Dialog aus Abb. 1. Über die Erstellung eines Passworts verschlüsselt EPIM die Datenbank.

Optionen zur Verschlüsselung einer EPIM-Datenbank
Abb. 1. Optionen zur Verschlüsselung einer EPIM-Datenbank.

Haben Sie einmal ein Passwort vergeben, so können Sie über Extras > Optionen > Sicherheit dessen Verhalten bestimmen (Abb. 2). Dort wenden Sie den Passwort-Schutz auf eines oder mehrere Module an, für den Fall der Minimierung des Programms bzw. für den Fall des Modulwechsels.

Wenn Sie beispielsweise nur Ihre Passwörter mit einem Passwort-Schutz versehen wollen, so haken Sie das Modul an, und EPIM wird ein Passwort abfragen, wenn Sie die Datenbank öffnen, und wann immer Sie das Passwortmodul anklicken.

Als zusätzlichen Schutz, wird EPIM auch nach dem Passwort fragen, wenn sie in den Optionen auf den Bereich ‘Sicherheit’ klicken.

Optionen zur Verwaltung des Passwortschutzes Ihrer Datenbank
Abb. 2. Optionen zur Verwaltung des Passwortschutzes Ihrer Datenbank.

Sobald Sie das Passwort aus der Datenbank entfernen, wird EPIM die Datenbank wieder entschlüsseln.

Backup auslagern

Digitale Vermögenswerte erfordern Backups, zum Schutz vor Datenverlust aufgrund beschädigter Daten, versehentlicher Datenlöschung etc.. Idealerweise sollten Daten(bank)-Backups nicht am Ort der Datenquelle gehalten werden (=auslagern), also zB in einer Cloud oder auf einem externen Laufwerk (USB, Festplatte etc).

EssentialPIM unterstützt beides.

Planen Sie Backups über Extras > Optionen > Backup (Abb. 3). EPIM komprimiert die Datenbank und sichert eine Kopie davon am gewählten Ort. Ich leite meine Backups an einen Box Sync Ordner, wodurch sich meine Datenbank sowohl auf dem lokalen Festenplatten-Laufwerk befindet, als auch ausgelagert in der Cloud.

Zur Wiederherstellung eines Backups öffnen Sie die Backup-Datei einfach in EPIM.

Optionen für das Backup Ihrer EPIM Datenbank
Abb. 3. Optionen für das Backup Ihrer EPIM Datenbank.

Die Backup-Funktion wird in der kommenden Hauptversion 11.5 erweitert. Es wird dann möglich sein, direkt nach Google Drive, One Drive oder Dropbox zu sichern (Abb. 4). Dabei wird auch das Datum und die Größe des letzten Backups angezeigt.

Eine Vorschau auf die Backup-Optionen, wie sie EPIM 11.5. bieten wird
Abb. 4. Eine Vorschau auf die Backup-Optionen, wie sie EPIM 11.5. bieten wird.

Neben seiner Backup-Funktion, unterstützt EssentialPIM dann auch das Speichern einer Datenbank unter einer Vielzahl von Cloud-Diensten (Abb. 5). Zusätzlich zu jenen auf dem Screenshot, unterstützt EPIM auch den direkten Zugang zu Dropbox. Diese Dienste lassen sowohl die Auslagerung von Daten zu, als auch die Synchronisation über Geräte hinweg.

Konten, Cloud-Dienste, und Geräte auf denen EPIM die Speicherung von Daten unterstützt
Abb. 5. Konten, Cloud-Dienste, und Geräte auf denen EPIM die Speicherung von Daten unterstützt.

Bedenken Sie auch wie EPIM Ihre Erben betrifft

Ich erwähnte welch unmittelbare Bedeutung darin liegt, digitale Vermögenswerte durch Passwörter und Backups zu sichern. Es gibt aber auch eine Betrachtungsweise auf lange Sicht, betreffend Ihr Vermächtnis, das Sie mittels Ihrer EPIM-Datenbanken hinterlassen.

Sollte jemand handlungsunfähig werden, wer weiß dann etwas von EPIM und Ihren Datenbanken? Wer kann auf die Daten zugreifen und sie verwalten? Welche Inhalte der Datenbanken sind wichtig und wissenswert?

An dieser Stelle sagen uns Nachlassplaner, dass wir EPIM als Teil unseres Nachlasses sehen sollten, indem wir EPIM in unsere digitalen Vermögenswerte integrieren. Denken Sie daran, wer EPIM in unserem Namen ev. benutzen müsste und was diese Personen dazu wissen müssten, also zB wo sich die Datendateien befinden und die Passwörter, um auf die Daten zuzugreifen. Und als nächsten Schritt sollten Sie Nachlassplaner-Werkzeuge nutzen, sei es Software oder Dokumente, um die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Dieser Artikel beschrieb das Band zwischen EPIM und der Verwaltung digitaler Vermögenswerte. Es gibt dabei 2 Komponenten: Zum einen unsere EPIM-Datenbanken, bei denen es sich um solche digitalen Vermögenswerte handelt; und zum anderen die Komponente der Verwaltung dieser Vermögenswerte. EssentialPIM wurde nicht als Verwaltungssoftware für digitale Vermögenswerte entworfen, aber es führt mehrere diesbzgl. Funktionen aus.

In diesem Artikel warfen wir einen Blick auf den Schutz unseres EPIM-Vermögens. Nächstes Mal betrachten wir Organisation und Datenzugriff.

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