Im Dezember wurde EssentialPIM 11.8 veröffentlicht. Darin enthalten war eine Kombination aus neuen Funktionen und Funktionserweiterungen. 4 davon sehen wir uns in diesem Artikel genauer an.
1. Einladungen versenden zur Teilnahme an Terminen und Aufgaben
Die neue Version verbindet Termine und Aufgaben mit eMail-Adressen, wodurch andere Personen zur Teilnahme eingeladen werden können. Die Versendung von Einladungen geht völlig unkompliziert vor sich: Es wurden 2 Felder im Erstelldialog für Aufgaben und Termine hinzugefügt, über die Teilnehmer ausgewählt werden können (Abb. 1).
Abb. 1. 2 Felder wurden hinzugefügt, über die Teilnehmer zu Terminen und Aufgaben eingeladen werden können: 1) Die eMail-Adresse eingeben. Während des Tippens blendet EPIM passende Kontakte ein; oder 2) Klick auf das Icon, um eine Liste zu öffnen, aus der Sie mehrere Teilnehmer gleichzeitig auswählen können.
Lassen Sie mich dazu ein paar weniger offensichtliche Funktionen erläutern.
Ich besitze 4 Mailkonten und stellte fest, dass EPIM Einladungen von einem Konto aus verschickte, welches nicht dafür verwendet werden sollte. Wenn Sie die Aufgabe/den Termin senden, haben Sie nicht die Möglichkeit, das Absenderkonto zu wählen —Klick auf OK versendet die Einladung, unter Verwendung des Standard-Mail-Kontos. Dies können Sie, wie folgt, ändern (Abb. 2):
- Ausgehend vom Mail-Modul, gehen Sie nach Extras > Konto-Einstellungen.
- Das Standard-Konto sehen Sie dort fett hervorgehoben.
- Wählen Sie dort ein anderes Konto aus und klicken auf “Als Standard”.
- Klicken Sie auf OK.
Künftige Einladungen werden dann vom soeben bestimmten Standard-Konto verschickt.
Abb. 2. Welches das Standard-Mail-Konto ist, von dem aus die Einladungen versandt werden, kann über Extras > Konto-Einstellungen eingesehen werden. Das Standard-Konto ist dort fett hervorgehoben.
Wenn Empfänger der Einladungen antworten, wird dies von EPIM in die Aufgabe oder die Terminvereinbarung aufgenommen. Wenn ein Empfänger nicht antwortet, so können Sie den Eintrag manuell vornehmen (Abb. 3). Jegliche Änderung wird EPIM dazu veranlassen, nachzufragen, ob Sie die Einladung nochmals senden wollen.
Abb. 3. EPIM aktualisiert einen Teilnehmer entsprechend der eingegangenen Antwort, ermöglicht aber ebenso eine manuelle Abänderung. Es gibt hier 3 Felder: 1) Teilnahme; 2) Teilnahme unbedingt erforderlich oder wäre wünschenswert ; und 3) entfernen. Bitte beachten: Wenn Sie alle Teilnehmer entfernen, schließt EPIM daraus, dass das Meeting abgesagt wurde, und setzt das Thema auf “abgesagt”.
2. Separate Gruppierung je Mail-Ordner
EPIM 11.7 führte die Möglichkeit ein, Mails nach vordefinierten Feldern zu gruppieren (Betreff, Von, An, etc.); Version 11.8 erweitert dies. Zuerst griff eine Gruppierung gleichermaßen über alle Ordner hinweg; jetzt können Sie Nachrichten je Ordner unterschiedlich gruppieren. ZB,
| Ordner | gruppieren nach |
|---|---|
| Eingang | Von |
| Alle Mails | Betreff |
| Wichtig | An |
3. Sich per Tastatur durch die Nachrichten bewegen
Für Anwender, die die Tastatur der Maus oder dem Touchscreen vorziehen, führt EPIM 11.8 eine Schnellsuchfunktion im Mail-Modul ein. Wählen Sie eine Mail aus und beginnen Sie einfach zu tippen. Die Schnellsuche bringt den Corsor zur ersten Nachricht, die in der sortierten Spalte mit Ihrer Eingabe übereinstimmt.
Lassen Sie uns, als Bsp., annehmen, dass Ihre Nachrichten nach Betreff sortiert sind, und es gibt, im Betreff, etliche Einträge folgenden Inhalts:
Year-end ...
You have...
You submitted...
Your ...
You've ...
Bei nachfolgender Eingabe, würde die Schnellsuche, wie folgt, arbeiten:
| Eingabe | Gefundene Nachricht |
|---|---|
| Y | Year-end |
| Yo | You have |
| You | You have |
| Your | Your |
| You' | You've |
Damit die Schnellsuche korrekt arbeitet, sollte die Eingabe ohne Pause erfolgen, ansonsten die Suche von vorne beginnt.
4. Die erweiterte Suche schließt mehr Felder ein
Somit erweitert sich der Suchbereich in den Mail-, Notiz- und Aufgabenmodulen (Abb. 4 und 5).
Abb. 4. Die erweiterte Suche im Mail-Modul umfasst 3 zusätzliche Felder: Kategorie, E-Mail-Konto und Ordner.
Abb. 5. Die erweiterte Suche im Notiz- und im Aufgabenmodul umfasst jetzt auch das Feld “Pfad”.
Gibt es noch andere Funktionen in EssentialPIM, über die Sie mehr erfahren möchten? Wenn ja, so hinterlassen Sie bitte einen Kommentar und wir berücksichtigen diese in einem künftigen Artikel.