Das Arbeiten mit Kontakten

Der einfachste Weg, einen neuen Kontakt hinzuzufügen ist ein Klick auf die Schaltfläche Neuer Kontakt in der Werkzeugleiste. Einen neuen Kontakt können Sie aber auch über Aktionen -> Neuer Kontakt erstellen.

Sie können auch einen Doppelklick auf einen leeren Bereich (wirklich leer!) im Kontakte Modul ausführen (rechter Fensterbereich), um das Dialogfenster Neuer Kontakt aufzurufen. Weitere Informationen zu diesem Dialog finden Sie beim Thema einen Kontakt editieren.

Einfg – Tastenkürzel, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.
Shift+Strg+C – globales Tastenkürzel zum Erstellen eines Kontaktes (funktioniert sogar dann, wenn EssentialPIM sich im Hintergrund befindet).
Ein neuer Kontakt kann auch über Datei -> Neu -> Kontakt erstellt werden.

Gruppen werden zur besseren Organisation der Kontakte verwendet und dazu, sie bequemer zu erreichen.

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie am besten auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Neuer Kontakt. Damit erhalten Sie die Option Neue Gruppe angezeigt. Eine andere Möglichkeit finden Sie unter Aktionen -> Neue Gruppe.

Und die NOCH einfachere Möglichkeit besteht über einen Doppelklick unterhalb der Gruppenliste (falls eingeblendet).

All dies öffnet den Dialog Neue Gruppe. In diesem Fenster erfassen Sie einen Namen für die Gruppe, eine Beschreibung und können Gruppenmitglieder aus der Kontaktliste hinzufügen. Weitere Details zum Editieren von Gruppen finden Sie hier.

Strg+G – Tastenkürzel zum Erstellen einer neuen Gruppe.

Um einen Kontakt zu einer Gruppe hinzuzufügen, ziehen Sie den Kontakt auf den Gruppennamen und lassen den Kontakt dort fallen (=linke Maustaste loslassen). Ein einzelner Kontakt kann Mitglied von mehreren Gruppen sein. Sollte es notwendig sein, einen Kontakt aus einer Gruppe zu entfernen oder die Zugehörigkeit zu anderen Gruppen zu ändern, so öffnen sie ihn und nehmen die Veränderung(en) im Feld “Gruppen” vor. Sie sehen in diesem Feld alle Gruppen, zu denen der Kontakt gehört. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten, am Ende des Feldes.

Dies öffnet das Dialog-Fenster, wo Sie die Gruppenzugehörigkeit(en) des Kontakts sehr rasch ändern können (Haken setzen in den entsprechenden Kästchen).

info

Gruppen sind wie Etiketten und wenn ein Kontakt Mitglied mehrerer Gruppen ist, so gibt es immer noch nur EINEN Kontakt in der Datenbank.

EssentialPIM Pro gestattet die Anpassung des Spaltensatzes und die Reihenfolge der Spalten in der Hauptansicht.

Rechtsklicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um eine Auflistung der Spalten zu sehen. Hier können Sie Spalten aus-/einblenden. Um Änderungen durchzuführen, klicken Sie entweder auf eine der Spaltenüberschriften (Häkchen davor=Spalte sichtbar) oder auf die Option Felder auswählen, ganz unten.

Dort können Sie beliebig viele Felder markieren, die Auswahl nochmals überprüfen, und diese dann mit den Pfeil-Schaltflächen verschieben (Einfachpfeil zum Verschieben der Auswahl, Doppelpfeil zum Verschieben aller Spalten).

Wenn Sie die Spaltenreihenfolge ändern wollen, dann ziehen Sie, bei gedrückter linker Maustaste, ein Feld zur gewünschen Position. Der kleine Pfeil in der Leiste der Spaltenüberschriften, zeigt Ihnen, wo die Spalte zu liegen käme, wenn Sie die Maustaste loslassen.

EssentialPIM Pro erinnert sich an das Spaltenset jeder Gruppe separat. Wenn Sie das momentane Spaltenset einer Gruppe auf eine andere Gruppe anwenden wollen, so führen Sie einen Rechtsklick auf die Spaltenleiste aus und wählen die Menü-Option Wende Auswahl an auf .… Sie finden dort alle Gruppen zur Auswahl aufgelistet.

Um nach bestimmten Kontakten zu suchen, benutzen Sie das Suchfeld oben rechts am Bildschirm.

Ein Klick auf die Lupe öffnet eine Auswahl, über die Sie bestimmte Felder auswählen können, um in diesen zu suchen. Um komplexere Suchen auszuführen, verwenden Sie die erweiterte Suche.

Um Kontakte nach einer Spalte zu sortieren (zB. “Nachname”), klicken Sie auf den betreffenden Spaltennamen in der Hauptansicht. Um nach mehreren Feldern zu sortieren, klicken Sie anschließend, bei gedrückter Strg-Taste, auf einen weiteren Spaltennamen (usw). Das System dahinter geht SO, dass bei mehreren gleichen Inhalten in der ersten Spalte, zusätzlich nach den Inhalten der 2. Spalte sortiert wird (usw).

Die Buchstabenleiste an der rechten Seite der Kontakteliste, erlaubt es Ihnen, auf schnelle Weise, zu Kontakten zu springen, die mit dem gewählten Buchstaben beginnen.

Die Buchstabenleiste kann Buchstaben aus mehreren Alphabeten zeigen. Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche am unteren Ende der Leiste und wählen die gewünschte Sprache.

EssentialPIM Pro bietet fortgeschrittene Filtermöglichkeiten für Kontakte an, verbunden mit der Möglichkeit einen benutzerdefinierten Satz an Feldern zu konfigurieren. Klicken Sie auf die Filter Schaltfläche in der Werkzeugleiste, um diese Option für jede Spalte einzuschalten.

Jede der Drop-Down-Listen zeigt alle möglichen Werte, die es für das Feld gibt. Sie können auch in mehreren Spalten die benötigten Werte auswählen, für erweitertes Filtern.

Das Such-Feld gestattet den Einsatz der AND / OR / NOT Operatoren für komplexere Abfragen.
Dabei müssen die Operatoren in Großbuchstaben geschrieben werden.

Die Buchstabenleiste kann über Ansicht -> Buchstabenleiste ein-/ausgeblendet werden.

Alle genannten Such-/Filtermethoden können miteinander kombiniert werden bzw. sich ergänzen.

Jeder Kontakt kann in einen Termin oder eine Aufgabe konvertiert werden. Um das zu erreichen, rechtsklicken Sie einen Kontakt und wählen die gewünschte Option aus dem Konvertiere nach Untermenü.

Dies öffnet ein Termin-/Aufgaben-Dialog-Fenster, das bereits den Link zum Kontakt im Namensfeld enthält.