EssentialPIM Pro Business bietet umfangreiche Fähigkeiten zur gemeinsamen Datennutzung für kleine bis mittlere Arbeitsgruppen. Es gestattet den gleichzeitigen Mehrnutzerzugriff auf alle Module (ausgenommen E-Mail), in einer gemeinsamen Datenbankdatei. Jeder Nutzer kann öffentliche oder private Einträge erstellen, Datensätze anderen Nutzern zuordnen und Kategorien ändern. Nutzerrechte sind ebenso änderbar. So kann das Nutzerrecht etwa auf Nur-Lesen gesetzt werden, falls erforderlich. Alle Änderungen, die von einem Nutzer durchgeführt werden, sind sofort für alle anderen Nutzer verfügbar (sofern nicht durch Nutzerrechte ausgeschlossen).
Nachfolgende Abbildung illustriert ein Beispiel-Netzwerk.
Die zentrale Datenbank (*.epim Datei) ist auf dem Server abgelegt, und Client-PCs mit installiertem EssentialPIM Pro sind mit dem Server verbunden. Sie können jeglichen Computer (PC/Mac/Linux) als Server nutzen. Es ist nicht notwendig, aber trotzdem möglich einen EssentialPIM Pro Client auf dem Server zu installieren. In diesem Fall sollte das Verbinden zur Datenbankdatei genau SO erfolgen, als befänden Sie sich auf einem Client PC.
Die Verbindung zur Datenbank ist möglich via LAN, VPN oder Internet.